Synchroniser automatiquement vos données entre votre CRM et votre plateforme email : les 3 méthodes

1. L’import automatisé de fichiers

Méthode la plus simple à mettre en place, l’import de fichiers convient aux mises à jour en volume, sans besoin d’instantanéité. Inutile, par exemple, de synchroniser en temps réel les contacts de votre CRM pour l’envoi d’une newsletter mensuelle ou d’emails déclenchés une fois par jour : une mise à jour quotidienne suffit. Vous exportez un fichier (par exemple au format CSV) depuis votre base de contacts, puis vous l’importez dans votre plateforme email.

Ce processus s’automatise facilement. Sur Campaign, il suffit de déposer le fichier sur l’espace FTP sécurisé de votre compte : l’import se déclenche automatiquement selon le nom du fichier (qui commence par, contient, est exactement ou finit par un libellé défini), en appliquant le même paramétrage des colonnes à chaque dépôt. Vos fichiers doivent donc garder strictement la même structure. Les imports peuvent aussi être lancés par API.

Au-delà des contacts et de leur statut (abonné, désabonné, injoignable), vous pouvez importer des données de qualification, des centres d’intérêt, des données d’achats ou des données personnalisées pour enrichir votre ciblage et votre personnalisation. C’est tout l’intérêt d’une base de données multi-dimensions, alimentée depuis vos différents outils. Découvrez les possibilités de collecte et de gestion des contacts dans Campaign.

2. La synchronisation par API

Qu’est-ce qu’une API ?

Une API, ou interface de programmation d’application, est un ensemble de règles et de protocoles qui permettent à des logiciels différents de communiquer entre eux. En d’autres termes, une API agit comme un intermédiaire qui permet à deux applications de se parler de manière standardisée.

Dans quels cas utiliser une API ?

L’API répond aux besoins de traitement unitaire avec un fort besoin d’instantanéité. Par exemple, lorsqu’un contact modifie ses préférences d’abonnement depuis son espace client, son profil doit être mis à jour immédiatement dans la plateforme email, pour ne plus recevoir les messages qu’il a refusés. C’est aussi par API que partent les emails transactionnels (confirmation de commande, réinitialisation de mot de passe…), déclenchés en temps réel par votre site ou votre application.

Campaign propose des API qui permettent d’automatiser l’échange de données entre vos outils et la plateforme : création et mise à jour de contacts, gestion des abonnements, imports, envois. L’intégration par API est la plus flexible, car elle offre un contrôle fin sur les données échangées. Elle nécessite en revanche des ressources de développement.

Dans les systèmes d’information organisés en microservices, où chaque fonctionnalité est un service indépendant, les API sont d’ailleurs le mode de communication standard entre les applications : votre plateforme email s’y intègre comme un service parmi d’autres.

3. Les webhooks : faire remonter les événements en temps réel

L’API fonctionne principalement dans un sens : vos outils interrogent ou alimentent la plateforme email. Le webhook fonctionne dans l’autre : c’est la plateforme qui prévient automatiquement vos outils dès qu’un événement survient, comme une désinscription, un clic ou une erreur de livraison. Votre CRM est ainsi informé en temps réel, sans avoir à interroger la plateforme en permanence.

Les webhooks font partie de Campaign DevKit, l’offre dédiée aux équipes techniques, qui réunit plus de 550 méthodes d’API REST et des échanges de flux variés (JSON, FTPS, CFT, Zapier…). Les données peuvent aussi être exportées automatiquement vers vos serveurs ou espaces de stockage (FTP, SFTP, Amazon S3, WebDav, Dropbox…).

4. Quelle méthode choisir ?

Dans la pratique, ces méthodes se combinent souvent : un import quotidien pour l’ensemble de la base, l’API pour les actions des contacts qui doivent être prises en compte immédiatement, et les webhooks ou des exports automatisés pour renvoyer les informations vers le CRM.

5. Les bonnes pratiques d’une synchronisation réussie

• Désignez une source de référence pour chaque donnée : si le CRM et la plateforme email modifient la même information, laquelle fait foi ?
• Synchronisez dans les deux sens : les désabonnements, les adresses injoignables et les plaintes enregistrés par la plateforme email doivent revenir dans votre CRM, pour ne jamais réécrire à un contact qui a refusé vos messages.
• Ne transmettez que les données utiles : moins de données échangées, c’est moins de risques et une base plus simple à exploiter.
• Sécurisez les échanges : protocoles chiffrés, accès restreints, suivi des imports en erreur. Retrouvez nos conseils pour une gestion sécurisée des données.

C’est l’approche retenue par la Région Île-de-France, dont les agents pilotent leurs envois depuis leur CRM grâce à des imports et exports récurrents avec Campaign : seules les données utiles sont transmises, et les désabonnements comme les injoignables sont resynchronisés automatiquement.