Les mentions obligatoires à intégrer dans vos messages emails

Les mentions obligatoires à intégrer dans vos campagnes d’email marketing

1. L’identité de l’expéditeur

L’identification de l’expéditeur est une obligation légale : la loi pour la confiance dans l’économie numérique (article 20) impose que la personne pour le compte de laquelle une publicité est envoyée soit clairement identifiable, et l’article L34-5 du code des postes et des communications électroniques interdit de dissimuler l’identité de l’émetteur. Au-delà de cette obligation, donnez à vos destinataires la possibilité de vous joindre en toutes circonstances : logo, nom de la société, adresse postale, numéro de téléphone, adresse email de contact… autant d’éléments qui rassureront vos contacts.

2. Une mention expliquant pourquoi le destinataire reçoit l’email et un objet non trompeur

Indiquer pourquoi et comment les données du destinataire sont utilisées n’est pas une mention imposée mot pour mot par la loi, mais elle répond directement à l’obligation de transparence du RGPD. Par exemple : « Vous recevez cet email car vous vous êtes inscrit(e) à notre newsletter ». Pour rappel, et on ne le dira jamais assez : n’adressez que des destinataires ayant explicitement donné leur consentement pour recevoir vos emails et conservez les preuves de consentement.

De plus, l’objet de l’email doit refléter son contenu : l’article L34-5 du code des postes et des communications électroniques interdit de mentionner un objet sans rapport avec la prestation ou le service proposé. Par exemple : ne pas annoncer une offre gratuite si elle est soumise à conditions.

3. Lien vers la politique de confidentialité

Le RGPD (articles 13 et 14) exige que toute personne concernée soit informée clairement et complètement, dès la collecte de ses données :

• de la finalité de l’utilisation de ses données,
• des bases légales du traitement,
• des droits dont elle dispose (accès, rectification, suppression, opposition…),
• de l’identité du responsable de traitement.

Ces informations sont généralement trop longues pour figurer dans le corps d’un email : un lien vers la politique de confidentialité dans chaque message est le moyen le plus simple de les garder accessibles à tout moment.

4. Le lien de désabonnement

Il s’agit d’un point inscrit dans la législation française (article L34-5 du code des postes et des communications électroniques). Il est en effet obligatoire « d’indiquer des coordonnées valables auxquelles le destinataire puisse utilement transmettre une demande tendant à obtenir que ces communications cessent sans frais autres que ceux liés à la transmission de celle-ci ». Chaque expéditeur doit donc intégrer un lien de désabonnement dans chacun de ses messages emails marketing. Outre le fait qu’il soit obligatoire, le lien de désinscription peut vous éviter de nombreuses plaintes qui vous discréditeraient auprès des fournisseurs de messagerie. Veillez donc à bien intégrer ce lien dans vos messages emails, à le rendre bien visible ainsi qu’à tester le bon fonctionnement et la facilité du processus de désinscription. Depuis 2024, Gmail et Yahoo exigent d’ailleurs des expéditeurs en volume un désabonnement en un clic.

Les autres contraintes juridiques de l’emailing

Au-delà des mentions à faire figurer dans chaque message, l’envoi d’emails marketing est encadré par plusieurs règles à connaître :

• Le consentement préalable : pour prospecter des particuliers par email, leur accord explicite est obligatoire avant le premier envoi. Seules exceptions : vos clients existants, sollicités pour des produits ou services analogues, et les messages sans caractère commercial.
• Une publicité identifiable comme telle : un email promotionnel doit être reconnaissable comme publicitaire dès sa réception (loi pour la confiance dans l’économie numérique).
• La preuve du consentement : vous devez être en mesure de démontrer, en cas de contrôle de la CNIL, quand et comment chaque contact a accepté de recevoir vos messages.
• Les règles des messageries : sans être des obligations légales, les exigences de Gmail, Yahoo et Microsoft (authentification SPF, DKIM et DMARC, désabonnement en un clic, taux de plainte inférieur à 0,1 %) conditionnent l’arrivée de vos emails en boîte de réception. Retrouvez-les dans notre guide de la délivrabilité.

Des mentions non obligatoires mais recommandées

1. Proposition d’ajout au carnet d’adresses

On retrouve bien souvent en haut des messages une phrase du type « ajoutez notre email à votre carnet d’adresses ». Et pour cause, elle permet à vos abonnés de vous ajouter à leur liste de contacts privilégiés, ce qu’on appelle la « liste verte ». Une action particulièrement bénéfique pour la délivrabilité des messages emails et la réputation d’un expéditeur. Pourquoi s’en priver !

2. Un lien miroir ou une version en ligne

Non obligatoire mais très utile, le lien miroir ou lien de version en ligne permet à vos abonnés de visionner votre message dans leur navigateur si celui-ci ne s’affiche pas correctement dans leur messagerie. En effet, toutes les boîtes de réception n’interprètent pas de la même façon l’encodage d’un message et beaucoup n’affichent pas de manière automatique les images. Ce lien est fréquemment placé tout en haut de l’email pour être visible dès l’ouverture du message, et la plupart des email builders permettent de l’ajouter en un clic.