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Tous les jours nous nous appliquons à prendre soin de nous afin de rester en bonne santé. Mais saviez-vous qu’il est également nécessaire de prendre soin de sa base de données ? Vous vous demandez pourquoi ? Tout simplement car il existe un enjeu fort entre l’hygiène de celle-ci et la capacité de vos campagnes emails à parvenir en boîte de réception. Une base de données saine et entretenue vous assure une délivrabilité E-Mail optimale. Les FAI (Fournisseurs d’Accès Internet) se basent sur différents critères pour juger si votre message est légitime ou indésirable. Le nettoyage de vos données fait donc partie des efforts à réaliser pour préserver votre réputation technique et votre délivrabilité. 

En plus de la performance Marketing qui découle de la qualité de votre base de données, notez que le RGPD impose certaines mesures concernant les bases de données comme la suppression des données de personnes inactives depuis 3 ans, ou le respect du consentement des contacts (opt-in). Les obligations légales font partie intégrante des mesures à appliquer pour une bonne hygiène de base de données. 

Collectez des contacts de qualité 

Avant même de parler de nettoyage, la collecte de nouveaux contacts de qualité est essentielle pour obtenir une bonne hygiène sur l’ensemble de votre base de données.  

1. Préférez les adresses e-mails nominatives plutôt que génériques (info@, contact@, commercial@…). Ces messageries sont souvent encombrées, réduisant fortement l’impact de votre message. 

2. Mettez en place une double saisie de l’adresse e-mail pour limiter les simples erreurs de frappe. Préférez le remplissage manuel plutôt que le copier- coller. 

3. En B2C comme en B2B, intégrez une case « opt-in » décochée par défaut, à l’ensemble de vos formulaires de contact, pour collecter le consentement explicite de vos contacts (obligation légale). 

4. Adoptez un mécanisme de vérification de type « captcha » pour empêcher les robots de saisir des fausses adresses dans vos formulaires. Une mesure de sécurité utile et qualitative.  

Garantissez l’intégrité de votre base de données 

Le nettoyage de votre base de données est nécessaire pour préserver la réputation de votre adresse  et nom de domaine expéditeur. Les informations à votre disposition doivent être fiables et valides. 

5.  Identifiez et isolez systématiquement les adresses e-mails erronées ou inactives (adresses e-mails techniquement injoignables)  

6. Envisagez l’envoi d’un e-mail de validation de l’inscription intégrant un lien à cliquer pour vous assurer de la validité de l’adresse e-mail renseignée et familiariser le contact avec votre organisation (double opt-in). 

7. Mettez en place un processus de désinscription clair et facile à utiliser (en 1 ou 2 clics) et honorez les demandes de désabonnement, y compris pour les contacts ayant émis une plainte pour spam. 

8. Soyez vigilant quant à la présence de spamtraps (adresses « pièges ») dans vos fichiers. Elles sont utilisées par les FAI pour détecter les expéditeurs peu scrupuleux en matière d’acquisition de contacts et les spammeurs. Pour les éviter, assurez-vous d’adresser des contacts opt-in récents, réactifs et dont vous connaissez la provenance.  

9. Appliquez une qualification constante des actions et informations de vos contacts pour en connaître la récence et affiner votre connaissance de leurs centres d’intérêt  

10. Ecartez les contacts ne réagissant plus à vos communications depuis un certain temps (après une éventuelle et prudente tentative de réactivation). Ils pénalisent vos performances et peuvent, infine, engendrer des problématiques de délivrabilité.