Comme lors de chaque réunion du M3AAWG, nous abordons les sujets problématiques et les axes de progression essentiels pour favoriser les performances des campagnes e-mails et protéger les internautes des messages frauduleux. Parmi les nombreux sujets mis en avant lors de la dernière édition, fin février à San Francisco, est remonté celui des récentes modifications du système de filtre anti-spam Office365 de Microsoft et de leurs impacts sur les communications B2B. Lancé fin novembre 2014, un nouveau paramétrage du moteur de filtrage vise particulièrement le ‘gray mail’ (messages promotionnels sollicités) avec pour conséquence directe un fort risque de livraison des messages en courrier indésirable. Le point sur le service Office365, les modifications de son mécanisme de filtrage et quelques conseils pour en atténuer les conséquences.

Office365, qu’est-ce que c’est ?

Office365 correspond à la plateforme de messagerie sur le Cloud proposée par Microsoft aux entreprises. Elle est utilisée par un nombre croissant de sociétés qui souhaitent externaliser la gestion de leur messagerie.

A ce jour, elle gère les messages pour le compte de dizaines de milliers de domaines dans le monde entier. Ainsi, comme nombre d’acteurs du B2B, une part importante des destinataires de vos envois vers des professionnels est certainement hébergée sur cette plateforme.

Comment fonctionne le filtrage anti-spam sur Office365 ?

Un moteur de filtrage puissant – Exchange Online Protection (EOP) – prend en charge la protection anti-spam d’Office365. Un des composants sur lequel se base le moteur EOP est le « Bulk Complaint Level » (BCL). Cet indice mesure sur une échelle de 1 à 9 le niveau de probabilité pour un expéditeur de messages en masse de générer un nombre trop important de plaintes chez les destinataires (1 : peu de risque, 9 : risque maximum).

Pour calculer le BCL, le moteur de filtrage se base sur les pratiques observées de l’expéditeur en matière d’habitude d’envoi, de qualité de contenu ou de qualité de fichier adressé. En fonction de la valeur de ce BCL, le moteur EOP peut décider de livrer les messages d’un expéditeur dans le dossier « Indésirables » du compte Office365 des destinataires.

Pour les plus férus de technique, retrouvez ici la référence sur le BCL.

Qu’est ce qui a changé dans le filtrage EOP ?

Le changement, introduit juste avant les fêtes de fin d’année dans le moteur de filtrage d’Office365, a porté sur un simple paramètre. Mais les conséquences de ce changement ont eu un impact fort pour de nombreux expéditeurs.

Le seuil de l’indice BCL à partir duquel le moteur de filtrage livre les messages de l’expéditeur vers le dossier « Indésirables » a été abaissé par défaut au niveau 7 pour l’ensemble de la plateforme Office365.

Dès la mise en place de ce nouveau réglage, des messages, habituellement livrés en boîte de réception, ont immédiatement commencé à être redirigés vers le dossier « Indésirables ».

Comment limiter l’impact de ce changement ?

Le réglage du seuil du BCL ne peut être modifié que par chaque administrateur Office365 et ce, pour chacun des domaines dont il gère la messagerie. En tant qu’expéditeur, vous ne pouvez donc pas agir sur ce paramètre. En revanche, vous devez mettre toutes les chances de votre côté pour que votre indice BCL calculé par le moteur de filtrage EOP sur Office365 reste au-dessous du seuil fatidique.

Pour cela, quelques rappels simples pour vous aider :

• Vérifiez méthodiquement que vous avez obtenu le consentement du propriétaire pour chacun des contacts que vous adressez.
• Encore mieux, assurez-vous de leur envoyer des messages qu’ils attendent et qui les intéressent (déclenchement sur intérêt détecté, contenu sur les appétences observées, etc.).
• Apportez un soin particulier sur le contenu du message, tant sur la forme que sur le fond. 
• Proposez toujours à vos destinataires un moyen simple et rapide de se désabonner de vos communications. Cela leur évitera la tentation d’utiliser le bouton « Ceci est un spam ».

Vous avez récemment constaté une baisse significative de vos taux d’ouverture depuis quelques semaines ? Si cela concerne en particulier vos envois B2B, vous subissez peut-être les conséquences du renforcement du filtrage sur Office365 ! N’hésitez pas à solliciter nos consultants pour un audit afin de comprendre l’ensemble des facteurs influençant négativement la délivrabilité de vos campagnes et surtout, obtenir des recommandations opérationnelles d’optimisation de vos pratiques.

Vous souhaitez obtenir davantage d’information sur le nouveau filtrage d’Office365 ?
Contactez le service délivrabilité de Dolist au 05 57 26 25 70
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