[EMAIL & DATA] Les lois en vigueur !

Parlons data, parlons emails, parlons marketing … Mais avant, parlons législation ! Avec l’essor de la prospection commerciale par courriers électroniques, l’utilisation des bases de données est au centre des préoccupations des entreprises. Pas assez souvent relayé, et pas toujours respecté, les règles juridiques relatives aux données & aux emails méritent votre attention !

La réglementation liée aux données

Avant de parler de l’utilisation et de la conservation des données, nous allons discuter de la collecte de celles-ci.

Premièrement, chaque personne, physique ou morale, a la possibilité de récolter des données via différents outils.
Nous allons d’abord aborder le formulaire qui est l’outil le plus utilisé pour la prospection de donnée. Un formulaire est un espace utilisé à fin de recueillir des informations saisies par un client ou un prospect sur différents supports (Papier ou page web).

Afin de créer un formulaire correct (suivi des mentions nécessaires) nous vous invitons à vous rendre sur le site de la CNIL afin d’adapter votre mention légale et, par conséquent, être en règle aux yeux de la loi.

En B2C, la loi « informatique et libertés » indique qu’il est indispensable que les personnes auprès desquelles sont collectés les données soient informées de : l’identité du responsable de traitement, de leur droit d’accès aux donnés et à leur rectifications, des destinataires des informations collectées, du caractère obligatoire (ou non) des informations, et de la finalité du traitement des données collectées.
En complément du formulaire, il est possible de louer ou d’acheter des données auprès de prestataires spécialisés. Dans ce cas, il est impératif de s’assurer que les adresses électroniques utilisées ont été collectées légalement.

En B2B, la collecte de données n’est pas réglementée car il n’est pas nécessaire d’avoir l’accord du destinataire pour lui envoyer un message. Nous verrons au fil de l’article, quelles sont les personnes considérés comme professionnel (B2B).
Dans la prospection ainsi que l’utilisation des données, la finalité du traitement est un acteur majeur qui va définir plusieurs règles à respecter ! L’usage des données à des fins commerciale est très réglementé par la CNIL.
Après la collecte de données, il y a l’utilisation de celles-ci. Comme écrit ci-dessus, l’utilisation des données dépend essentiellement de la finalité mentionnée lors de la prospection.

En B2C, pour des fins commerciales, l’adresse électronique de la personne lambda dans une base de données doit résulter de son consentement à être contacté. Au moment de la collecte de données, l’individu a du être en mesure de consentir ou de s’opposer à cet usage commercial.

Pour votre information, le recueil du consentement des personnes ne doit pas être subordonné à l’acceptation des conditions générales de vente ; de même, les cases « pré-cochés » qui permettent de présumer le consentement de la personne ne sont pas admises.

Afin d’avoir, avoir un complément d’informations (B2C) nous vous invitons à lire l’article proposé par la CNIL au lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/exemples-de-formulaire-de-collecte-de-donnees-caractere-personnel

En revanche, en B2B, la prospection par email est autorisée même si la personne n’a pas donné son accord. Il n’est pas nécessaire d’avoir son accord quand son adresse est de type « générique » et quand son adresse est professionnelle. Quelques exceptions sont quand même notables :

• Il doit pouvoir s’opposer, gratuitement, à l’utilisation commerciale de ses coordonnées.
• L’objet du message doit être en rapport avec la fonction de la personne propriétaire de l’adresse.

Afin d’en finir avec les données (vous commencez peut être à trouver çaa long !), nous allons aborder la conservation de celles-ci. En France, les données personnelles doivent être conservées uniquement durant une période dédié à un objectif.

Pour reprendre l’exemple de la CNIL : Les coordonnées bancaires d’un client ne doivent pas être conservées après son acte d’achat.

Il est bien évident qu’il est parfois difficile de chiffrer une période précise pour un objectif. De ce fait, la durée de conservation est variable et dépend souvent de la nature et de la finalité de leurs utilisations :

• Pour une prospection commerciale, les données d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation pendant 3 ans se doivent d’être supprimées.
• Des données médicales doivent être conservées 10 ans etc.

Même si la conservation des données est limitée, il est possible de les archiver. Il existe trois types d’archives, qui vont déterminés leurs degrés d’archivage.

Pour toutes informations complémentaires, et si vous souhaitez approfondir encore un peu plus le sujet, je vous invite à vous rendre sur https://www.cnil.fr/fr/passer-laction/les-durees-de-conservation-des-donnees !

La réglementation liée aux emails

Après les réglementations liées aux données, nous allons parler de la réglementation liée aux emails. Nous vous rassurons, c’est beaucoup plus simple que les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la conservation des données.

Il y a deux choses très importantes pour qu’un email soit légalement correct :

• Le mail doit préciser l’identité de l’annonceur
• Il est impératif de proposer un moyen simple, gratuit d’accéder à un lien de désinscription pour ne plus recevoir de message similaire.

L’adresse de destination de l’email doit bien entendu découler d’une base de données dans laquelle les personnes ont donné bon pour accord à l’utilisation de leurs adresses électroniques dans le cadre d’un usage commercial.

Outre les obligations légales et le consentement de vos contacts, il est conseillé d’avoir des bonnes pratiques à adopter pour délivrer vos messages ! Il est important de ne pas sur solliciter vos contacts, de segmenter correctement vos bases de données afin de ne pas envoyer des messages considérés comme « inintéressant », de privilégier des jours d’envoies et également de choisir des objets d’emails pertinents. Mais tout cela ne sont que des recommandations et non des obligations !