Lien de désabonnement, lien miroir, coordonnées d’expéditeur, mentions légales, demande d’ajout au carnet d’adresses… Au-delà du contenu même de vos communications par e-mail, il existe diverses autres données à y intégrer. Découvrez les éléments obligatoires, nécessaires ou simplement conseillés à inclure dans vos messages e-mails.

Le lien de désabonnement

Il s’agit d’un point inscrit dans la législation française (article L34-5 du code des postes et des communications électroniques). Il est en effet obligatoire « d’indiquer des coordonnées valables auxquelles le destinataire puisse utilement transmettre une demande tendant à obtenir que ces communications cessent sans frais autres que ceux liés à la transmission de celle-ci ». Chaque expéditeur est donc contraint à intégrer un lien de désabonnement dans chacun de ses messages e-mails. Outre le fait qu’il soit obligatoire, le lien de désinscription peut vous éviter de nombreuses plaintes qui vous discréditeraient auprès des FAI. Veillez donc à bien intégrer ce lien dans vos messages e-mails, à le rendre correctement lisible et visible ainsi qu’à tester le bon fonctionnement et la facilité du processus. 

Intégrer un lien de désabonnement dans vos communications e-mails est obligatoire 

Un lien miroir ou une version en ligne

Non obligatoire mais très utile, le lien miroir permet à vos abonnés de visionner votre message dans leur navigateur si celui-ci ne s’affiche pas correctement dans leur messagerie. En effet, toutes les boîtes de réception n’interprètent pas de la même façon l’encodage d’un message et beaucoup n’affichent pas de manière automatique les images. Ce lien est fréquemment placé tout en haut de l’e-mail pour être visible dès l’ouverture du message.

Permettez à vos contacts de visionner une version en ligne de votre message e-mail 

Vos coordonnées d’expéditeur

Pour une plus grande transparence dans les relations par e-mail, il est important de permettre systématiquement la bonne identification de l’expéditeur. Mieux encore, de donner à vos destinataires la possibilité de vous joindre en toutes circonstances. Logo, nom de la société, adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail de contact… autant d’éléments qui rassureront vos contacts.

Soyez transparent sur votre identité et donnez la possibilité à vos contacts de vous joindre en toutes circonstances 

Les mentions CNIL

Intégrez les mentions CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) obligatoires dans vos messages e-mails (respect des droits d’accès, de modification et d’opposition) ainsi que votre numéro de déclaration CNIL si vous en disposez (voir les modalités de déclaration de fichiers sur le site de la CNIL). Au-delà du fait de montrer patte blanche, vos abonnés auront également l’assurance que vous êtes un expéditeur sérieux et vous pourrez ainsi les mettre en confiance.

Intégrez les mentions légales et votre numéro de déclaration CNIL dans votre message e-mail 

Proposition d’ajout au carnet d’adresses

On retrouve bien souvent en haut des messages une phrase du type « ajoutez notre e-mail à votre carnet d’adresses ». Et pour cause, il permet à vos abonnés de vous ajouter à leur liste de contacts privilégiés. On parle de « liste verte ». Une action qui est particulièrement bénéfique pour la délivrabilité des messages e-mails et la réputation d’un expéditeur. Pourquoi s’en priver !

Invitez vos contacts à vous ajouter à leur carnet d’adresses

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Sources : Legifrance, CNIL